Tillykke, du har vundet et udbud. Hvad sker der nu?
Svaret er måske indlysende, men fra dag et handler det om at fastholde kontrakten (og genvinde den).
Måske har du vundet mange udbud og er for længst blevet fast leverandør til det offentlige. Måske har du stadig ikke fået sparket døren ind til de 100 milliarder i udbud og 200 milliarder i direkte salg, der kæmpes om hvert år. Men uanset hvor erfarne I er som virksomhed i det offentlige marked, kan det betale sig at have en klar strategi for, hvad du skal være opmærksom på, når en ny kontrakt er underskrevet.
Hvordan sikrer du et stærkt samarbejde? Hvordan genvinder du kontrakten?
Det får du 5 gode råd til her, baseret på erfaringer og råd fra vores kunder:
1
En åben dialog bringer dig to skridt foran
Jo bedre dialog du har med dine offentlige kunder, jo mere kendskab får du, så du kan tilpasse dine services og produkter løbende. Ved at lytte får du indsigter, som dine konkurrenter ikke har en direkte adgang til, og dem skal du bruge konstruktivt til at lave et skarpt og behovsorienteret tilbud, næste gang opgaven skal i fri konkurrence. Husk derfor at notere feedback på dine leverancer og få fulgt op på kundens forslag.
Vi har i Mercell set mange eksempler på, at en leverandør har mere indsigt i branchen end deres offentlige kunde og derfor laver tilbud med services og produkter, der rækker ud over selve udbuddets rammer. Dialog betaler sig, og det betaler sig at være proaktiv og idérig. Måske har du bæredygtige initiativer, der gør dig mere attraktiv.
Offentlige institutioner har ikke nødvendigvis så meget kendskab til nye tendenser, som du selv har. Det er i princippet grundtanken bag det offentligt-private samarbejde: At de får tilført innovation fra et marked i konkurrence og udvikling. Du er derfor selv en vigtig brik i at løfte den offentlige sektor.
Et stærkt samarbejde vil altid øge dine chancer for at genvinde udbuddet. Ændrer I på aftalen løbende, så sørg for, at du får opdateret vilkårene i jeres fælles kontrakt. Har du fået nye produkter eller services på hylden, så vær proaktiv og tilbyd dem, så du hele tiden er så konkurrencedygtig som muligt og aldrig hviler på laurbærrene.
Det offentlige har et stigende fokus på at vælge leverandører, der selv er langt i digitaliseringsprocessen, for det skaber bl.a. transparens i virksomhedernes revision og økonomi. For eksempel skal al fakturering til det offentlige foregå digitalt, og det skal du være klar til.
Vær generelt ærlig, hvis der sker fejl fra din side. Du kan være sikker på, at offentlige institutioner måler på prisen og kvaliteten af leverancerne, de modtager. Det bør du også selv gøre over for dine egne leverandører.
2
Læs kontrakterne grundigt og spørg ind til aftalen
For hvert eneste udbud, du vinder, skal du holde øje med udløbsfristen.
Hvis du gør det, har du allerede øget dine chancer for at genvinde kontrakten. Du kan også spørge ind til, hvad der var den afgørende faktor for, at du vandt. Den indsigt kan vinderen få, mens taberne må starte forfra.
Uanset om du er forpligtet til at levere et konkret projekt inden for en frist, eller om du skal levere services eller produkter løbende over en årrække, er det vigtigt, at du kender alle forpligtelser og betingelser i jeres fælles kontrakt. Hvor udbudsovervågning er med til at skabe vækst for din forretning med nye opgaver, er kontraktstyring essentielt for at holde på sine kunder og levere høj kvalitet.
Det er vigtigt, at du fordeler en ansvarlig på hver af dine kontrakter og en kontaktperson, der tager dialogen med kunden. Læg eventuelt statusmøder i kalenderen med din ordregiver, så du er sikker på, at I altid er på bølgelængde. Måske får du bedre produkter på hylderne, der gør dig mere konkurrencedygtig, og så kan det betale sig at være proaktiv.
3
Genbrug er ikke altid guld
Vær påpasselig med at genbruge dit tilbudsmateriale 1-1. En af de helt klassiske fejl i udbudsverdenen er, når dem, der sidder på aftalen i forvejen, genbruger tilbuddet fra sidste runde. De tror, at hvad der virkede før, tager sejren igen, men udbuddet kan være ændret markant og der er opstået nye behov. Som siddende på en aftale, har du en enorm fordel i form af kendskabet til kunden, og det skal du udnytte maksimalt.
4
Hold dig til aftalen, men vær omstillingsparat
Selvom du har leveret til punkt og prikke i forhold til din rammeaftale, er det ikke ensbetydende med, at du vinder, når opgaven igen skal i budrunde. Der kan være kommet nye spillere på banen, der øger konkurrencen på området, eller behovet har ændret sig markant. Der kan meget vel være kommet helt nye krav til, hvad der på papiret, er samme opgave.
Måske er der kommet et nyt fokus på bæredygtighed. Måske har vægtningen af kvalitet i forhold til pris flyttet sig. Måske har dine konkurrenter et salgsargument, der giver mere mening i dag end for fire år siden. Digitalisering. En transparent forsyningskæde mellem dem og deres underleverandører. Markedet er dynamisk, og det kan altid betale sig at se på udbudsmaterialet med friske øjne. Læser du dit gamle tilbud først, kan du let blive blind over for nye potentialer. Og sørg for altid at holde øje med konkurrenternes priser og strategi.
5
At genvinde udbud kræver nem kontraktstyring
At vinde udbud kræver sved, tårer og arbejdstimer, og at genvinde dem er heller ingen undtagelse. Til gengæld betaler det sig, fordi offentlige kontrakter ofte er længere end de private og derfor sikrer din forretning mere økonomisk stabilitet. Rammeaftaler kan løbe helt op til fire år (og i enkelte tilfælde endnu længere) og skal derfor tages seriøst, især hvis meget af din økonomi hviler på den.
Start derfor tilbudsprocessen i god tid. Jo større og længere aftale, og jo mere konkurrence der er, jo mere tid skal du bruge.
Overvej i det hele taget, om du vil gå strategisk efter store eller mindre udbud, og tænk over, hvad der giver mest værdi i sidste ende. Er tilbuddet skrevet i god tid, er der også tid til at få flere øjne på, læse korrektur, lave korrekt opsætning og spørge udbudsgiveren om ting, du er usikker på.
Med et forkromet overblik over dine kontrakternes løbetid kan du arbejde strategisk og afsætte ressourcer og timer til at udforme tilbuddet. Det kræver, at du har en flerårig rammeaftale-kalender med alle frister og kontaktinfo samme sted. Har du mange kontrakter, er det en god investering at få digital kontraktstyring med en indbygget tidslinje over alle frister, så du hurtigt kan slå vilkår op, som du skal have en hurtig afklaring på. Det sker ofte, at virksomheder taber offentlige kunder på grund af misligholdelse af kontrakter.
Med kontraktstyring kan du sætte milepæle på alle vigtige datoer og handlinger, så du kan slappe af og ikke hele tiden være nervøs for at overskride en deadline. Platformen skal nok give dig en notifikation, når det er tid til at handle.
Mercell er til, for at du kan øge dine offentlige markedsandele
Men vi kan også digitalisere din indkøbsproces og gøre din daglige drift mere konkurrencedygtig.
Samler du alle driftsopgaver på én platform, kan du reducere dine udgifter på indkøb. Det gør vi bl.a. med skræddersyede indkøbsplatforme og data intelligence software. Mercell har staten, regioner og 93 af landets 98 kommuner som kunder, men vi ser nu en øget interesse på det private marked for cloudbaseret kontraktstyring, som du kan blive klogere på ved at følge linket her.