Hvad er et miniudbud?
Hvad er et miniudbud, egentlig?
Hvis man skal forstå, hvad miniudbud er, skal man også kende til rammeaftaler. Kort sagt er en rammeaftale en type kontrakt, som kan indgås, når et udbud er blevet vundet. En af de særlige ting ved sådan en aftale er, at udbuddet kan vindes af mere end en enkelt leverandør. Er du en af vinderne i en rammeaftale, betyder det derfor ikke, at du er garanteret en handel endnu.
Vil du vide mere om rammeaftaler, kan du læse mere her:
Hvad er en rammeaftale?
Tilbage til miniudbud
Okay, hvad er et miniudbud så? Det er en ordre, som bliver sendt i udbud indenfor en rammeaftale. Det vil altså sige, at din virksomhed allerede skal have vundet en plads i en rammeaftale. Først der, kan du deltage i et miniudbud.
Det er også derfor, at minibud stort set aldrig bliver offentliggjort, da det er begrænset, hvem der kan give tilbud på miniudbuddene. Ordregiveren kan kun tage imod tilbud fra leverandører, der allerede er en del af aftalen, så du kan i virkeligheden tænke på miniudbud som en tildelingsmetode.
Lad os tage et konkret eksempel. Du har en virksomhed, som sælger kontorartikler. Din virksomhed er blandt tre, virksomhed A, B og C, som alle har vundet et udbud, og I er nu i en rammeaftale. Ordregiveren, myndighed ABC, ved, at de løbende skal bruge nogle forskellige kontorartikler. Lige nu skal de bruge 50.000 kuglepenne, og de vil derfor gerne sende ordren i miniudbud. Kuglepennene vender jeg tilbage til.
Fordi der er blevet etableret en rammeaftale, så er det kun din virksomhed og de to andre, der må byde på miniudbuddet – som vi nu ved, det hedder.
Ordregiveren har allerede ved det oprindelige udbud, inden aftalen blev etableret, fastlagt nogle tildelingskriterier. Disse tildelingskriterier er gældende for alle miniudbud i aftalen. Det er også i det oprindelige udbud, at man finder den samlede ordres økonomiske størrelse – dét, der blev til en rammeaftale.
Miniudbuddene har ikke et minimum eller maximum i forhold til størrelse, så længe man bliver indenfor den samlede rammeaftale.
Miniudbud i praksis
Lad os vende tilbage til de 50.000 kuglepenne, som myndighed ABC vil have. Som nævnt bliver miniudbuddet kun sendt til de tre virksomheder, der har vundet selve rammeaftalen. Det er en ny konkurrence, hvor kun én leverandør, normalt, vinder. Sådan et miniudbud kunne for eksempel lyde: 50.000 kuglepenne med ABC logo på siden skal leveres om en uge til 12 forskellige lokationer.
Din virksomheds speciale er heldigvis kuglepenne, så du vil selvfølgelig gerne sende et tilbud. Men det er de to andre leverandører også. Det er derfor vigtigt, at du er skarp og skriver det bedste tilbud – så det ender med at være din virksomhed, der vinder miniudbuddet. Så selvom du er med i rammeaftalen, er der ikke en garanti for, at du vinder et miniudbud.
Yderligere findes der rammeaftaler, hvor der er flere ordregivere indenfor den samme aftale. SKI laver for eksempel rammeaftaler, som andre myndigheder kan bruge. På den måde har SKI allerede fundet kvalificerede leverandører, der leverer kontorartikler. Myndigheder kan så blive en del af aftalen, hvis de for eksempel skal bruge kuglepenne.
Men jeg er ikke i en rammeaftale endnu – hvad skal jeg så med miniudbud?
Vigtigt spørgsmål. Igen er det vigtigt, at man forstår, hvordan rammeaftaler fungerer. De kan sagtens vare flere år, og det kan derfor være vanskeligere at levere til netop dén myndighed i perioden, hvis du ikke vandt det oprindelige udbud, så du kunne komme med i aftalen.
Lad os igen tage et eksempel. Din virksomhed forhandler også kontorartikler, men blev ikke en del af aftalen. Øv! Aftalen vil typisk løbe over fire år, og du kan ikke byde på de miniudbud, som ordregiveren gennemfører.
Slaget er heldigvis ikke tabt. Rammeaftaler har ofte optioner, som gør det muligt for ordregiveren at sende den oprindelige aftale i et nyt udbud, inden de fire år er gået. Hvis ordregiveren vælger det, betyder det, at aftalen ophører, og andre virksomheder kan forsøge at komme med i den nye aftale.
Din virksomhed kan vælge at tage kontakt til ordregiver og prøve at overbevise dem om, at de skal lade aftalen gå i udbud igen. Måske er prisen på materialerne til kuglepenne faldet drastisk indenfor det sidste år, og du kan levere billigere kuglepenne end de leverandører, som i øjeblikket er i aftalen. Eller måske du kan levere kuglepenne med den dobbelte levetid. Ordregiveren er i hvert fald altid interesseret i den bedste aftale og vil gerne vide, hvis deres nuværende aftale kan gøres bedre.
Vil du gerne vide endnu mere om miniudbud, så kan man læse om det i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vejledning til udbudsloven her: Udbudloven