Hvad er ESPD?

ESPD er en forkortelse for European Single Procurement Document, og den er sat i verden for at gøre hverdagen nemmere for indkøbere og dig som leverandør, der er interesseret i at vinde offentlige opgaver. 

Når du deltager i en konkurrence om et offentligt udbud, skal du normalt dokumentere din virksomheds kvalifikationer, før dit tilbud kan overvejes. 

I konkurrencer over tærskelværdien er du som leverandør – i de fleste tilfælde – forpligtet til at bruge en ESPD-formular.

Vi siger i de fleste tilfælde, fordi der kan være nogle typer kontrakter, hvor det ikke er et krav. Men du kan godt regne med, at du ofte vil støde på en ESPD-formular, når kontraktens værdi er over tærskelværdien. 

Formålet med ESPD-formularen er, at den skal fungere som en foreløbig dokumentation for, at din virksomhed opfylder de pågældende kvalifikationskrav. 

Derfor er anden dokumentation for kvalifikationskrav i princippet ikke nødvendigt for dig at indsende inden en udbudsfrist, når ESPD-formularen er udfyldt. 

Krav, som du skal opfylde

ESPD er som nævnt en foreløbig dokumentation for, at din virksomhed opfylder de krav, som er angivet i ESPD-formularen. Disse krav er: 

• Afvisningsgrunde
• Kvalifikationskrav 
• Udvælgelseskriterier

Afvisningsgrunde

I overensstemmelse med europæiske regler er der krav, som indkøbere skal stille til deres leverandører. 

Det er blandt andet krav om, at din virksomhed ikke må være f.eks. kriminel, korrupt eller have begået bedrageri. Og så er det desuden et krav, at du betaler skat og moms. 

Derudover er der en række frivillige afvisningsgrunde. Disse kan f.eks. handle om insolvens eller interessekonflikt. 

Endelig er der også nationale krav. Dette skyldes, at lande kan have forskellige grunde til at afvise en leverandør. Sådanne nationale krav skal altid fremgå i udbudsmaterialet.

Som hovedregel skal du kunne svare nej til alle former for afvisningsgrunde. 

Kvalifikationskrav

Kvalifikationskrav vedrører krav om f.eks. økonomisk kapacitet, bestemte certifikater, miljø- og kvalitetsstyring osv. 

I ESPD-formularen er kravene standardiserede og fælles for alle EØS-lande. Så når du besvarer ESPD-formularen i et andet land end Danmark, vil du derfor finde de samme krav og den samme ordlyd som i en dansk konkurrence. 

Udvælgelseskriterier

Udvælgelseskriterier gælder kun i konkurrencer med prækvalifikation. Det kan f.eks. være en to-trins-konkurrence med forhandlinger, en begrænset udbudskonkurrence eller en  konkurrencepræget dialog. 

Disse kriterier bruges til at vælge et begrænset antal leverandører, når der er flere ansøgere end leverandører, som man vil medtage i en konkurrence.

Hvornår skal du indsende dokumentation?

Når du har udfyldt og indsendt formularen, behøver du i princippet ikke indsende dokumentation om kvalifikationskravene sammen med dit tilbud. 

Men det betyder dog ikke, at du ikke skal gøre det, hvis du alligevel har din dokumentation klar. 

Indkøber kan nemlig når som helst anmode om at få tilsendt dokumentation, hvis indkøber mener, at det er nødvendigt. Derfor er det en god idé, at du tidligt i processen får styr på din dokumentation.

Hvis din virksomhed udpeges som vinder af en konkurrence, er indkøber altid forpligtet til at anmode om, at de oplysninger, du har udfyldt i formularen, dokumenteres.

Men hvis du har sendt den samme dokumentation til den samme indkøber i en tidligere konkurrence, og dokumentationen stadig er gyldig, behøver du ikke at indsende den igen.

Du er som altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til noget, der handler om udbudsmarkedet