Hvad er en rammeaftale?
En rammeaftale er den løbende aftale, som en ordregiver og en leverandør indgår i begyndelsen af et samarbejde.
Det er en aftale, som har til formål at fastsætte og regulere vilkårene, der gælder, når ordregiveren i løbet af rammeaftalens periode bestiller noget, som leverandøren skal levere.
Vilkårene handler ofte her om pris, leveringstider og mængde, da det typisk er vigtige parametre, når en leverandør skal levere en vare eller en tjeneste til en ordregiver.
En rammeaftale fastlægger på den måde rammen om de kontrakter, som ordregiveren og leverandøren senere indgår sammen.
Rammeaftaler skal altid udbydes, hvis rammeaftalen overstiger tærskelværdien, ligesom kontrakter om andre typer offentlige indkøb også udbydes.
Men når du først har vundet rammeaftalen, kan du under hele rammeaftalen indgå aftaler med ordregiveren, uden de skal udbydes.
Hvad er reglerne for prisjusteringer under en rammeaftale?
Normalt har en rammeaftale en varighed på to år med en option på maks to år. Og det er altid ordregiver, der beslutter, om optionen skal udnyttes eller ej.
I den aftaleperiode er det normalt, at der kommer et tidspunkt, hvor det bliver nødvendigt at justere priserne.
Det kan eksempelvis være på grund af omkostninger til løn eller materialer.
Betingelser som disse, der kan have en betydning for prisen, skal altid beskrives i en rammeaftale, når du som leverandør skal forme dit tilbud.
Vi ser ofte, at klausuler om prisændringer er i kundens favør, og at leverandører skal tage risikoen for prisændringer i aftaleperioden. Der findes nemlig ingen regler for hvilke betingelser for prisændringer, der skal fastsættes i en rammeaftale.
Det er derfor din opgave som leverandør at være opmærksom og sørge for at tage højde for betingelser, der kan have betydning for ændrede priser.
Husk, at dine priser er bindende, og at du ikke kan ændre dem – medmindre du har sørget for, at der er beskrevet betingelser for prisændringer i den pågældende rammeaftale.
Har kunden købsforpligtelse, efter en rammeaftale er indgået?
Når du har vundet en rammeaftale, har ordregiver pligt til at bruge din virksomhed til at dække det behov, der er beskrevet i rammeaftalen.
Få en udbudsovervågning, der sender dig mails med relevante offentlige opgaver og udbud
Så hvis du har indgået en rammeaftale om at levere en bestemt vare eller tjeneste til en ordregiver, kan den samme ordregiver derfor i de fleste tilfælde ikke bare købe det hos én af dine konkurrenter.
Det vil nemlig kun være muligt for ordregiver at købe andre steder fra, hvis rammeaftalen indeholder klausuler, der beskriver, at ordregiver må købe hos en anden leverandør, hvis du ikke er i stand til at levere den pågældende vare eller tjeneste inden for den aftalte leveringstid.
Men du sørger naturligvis for, at det aldrig bliver en realitet ;-)
Derfor skal du forsøge at vinde en rammeaftale
En rammeaftale er både fordelagtig for ordregiver og leverandør.
For ordregiveren giver en rammeaftale mulighed for at have en fast leverandør, som man kan opbygge et godt og troværdigt forhold til.
Og for dig som leverandør sikrer en rammeaftale din virksomhed stabil vækst i en periode på maks fire år.
Det offentlige går ikke konkurs, og du kan derfor forvente en stabil indkomst baseret på forudsige vilkår, når du vinder en rammeaftale.
Udover denne økonomiske fordel er offentlige kunder også gode referencer for din virksomhed, fordi der ofte stilles høje krav for at deltage i en offentlig udbudskonkurrence.
En vunden rammeaftale vil derfor være et kvalitetsstempel på, at du har styr på tingene. Og det kan du bruge i din markedsføring til at vinde flere rammeaftaler!