Stol aldrig på en CPV-kode eller en overskrift
Nogle virksomheder baserer udbudsovervågningen på CPV-koder (forklaring på CPV følger) samt et antal uanalyserede søgeord. Men det er en rigtig dårlig idé, hvis dit mål er at undgå at misse udbud. For virksomheder, der arbejder seriøst med offentlige udbud, så kan bare ét misset udbud få katastrofale konsekvenser.
Vi har gennem 12 år analyseret årsagerne til, at danske leverandører misser udbud fra danske ordregivere. Ved at kende forskel på årsager og symptomer har du gode muligheder for at eliminere risikoen for fejl.
Leder du de rigtige steder?
Du skal overvåge en lange række websites og udbudsdatabaser, hvis du selv vil holde øje med relevante udbud. Derfor overvåger og indsamler Mercell udbud fra mere end 8.000 kilder for at kunne opretholde en komplet udbudsdatabase. Derved kan du slippe for selv at overvåge og indsamle og fordele udbudene.
Kort om CPV-koder (fælles kategoriserings-tabel for udbudte opgaver i EU)
I alle udbudsbekendtgørelser skal ordregiver anføre mindst én CPV-kode. Formålet er at opnå en fælles reference til udbuddene i EU. Der er knap 10.000 CPV-koder og dvs. næsten en for alle typer af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver.
Umiddelbart virker det jo ret fornuftigt…
Pas på ”Hovsa-udbuddene”
Vi finder jævnligt fejlplacerede eller mangelfulde udbudsbekendtgørelser, der kun når frem til de virksomheder, der har været særlig grundige med udbuds-søgefiltret.
Her på kontoret har vi siden 2003 haft det, som vi kalder en ”Hovsa-mappe”. I ”Hovsa-mappen” gemmer vi ”Hovsa-udbud”, hvilket vil sige udbud, hvor CPV-koderne eller udbuddets overskrift/titel er misvisende.
Det kan også være udbud, hvor forskellighederne mellem den anvendte offentlige terminologi er meget forskellig fra den anvendte terminologi i private virksomheder.
Eksempler på “Hovsa-udbud”
Et “Hovsa-udbud” kan eksempelvis være et udbud, hvor et ord som Ståløfter er blevet til en Stålløfter (to l’er).
Konsekvensen for dig, som leverandør, kan være, at du går glip af en stor forretningsmulighed.
Det kan også være et rengøringsudbud, der er kategoriseret med CPV-koden for Polititjenester og med overskriften Polititjenester, måske fordi ordregiver er en politistation, der skal have gjort rent.
Her et eksempel på en fejlplaceret bekendtgørelse af et Røntgensystem. Det er annonceret i EU men med koden for Brandbekæmpelsesudstyr og under overskriften DK-Sorø: Brandbekæmpelsesudstyr, hvilket jo ikke har meget med et røntgensystem at gøre.
”Hovsa-mappen” er efterhånden blevet til en ”Hovsa-reol”, og for os udbudsnørder er det ret underholdende fredags-højt-læsning. Konsekvensen ved “Hovsa-udbuddene” er dog alt andet end morsom, hvis du er leverandør og går glip af en åbenlys forretningsmulighed. Eller, hvis du er ordregiver, og der kommer færre tilbudsgivere end du forventede.
Dét bør du gøre for at få en god og sikker overvågning
-
Få analyseret hvilke begreber og offentlige termer, der konkret anvendes i udbud, der har din interesse.
-
Undersøg konsekvenserne, inden du blot tilføjer ekstra søgeord eller CPV-koder til din søgning. Hvis du eks. udvikler hjemmesider, vil et søgeord som hjemmeside jo være umiddelbart logisk, men konsekvensen vil være, at din udbudssøgning vil sende dig stor set alle danske udbud, da der i næsten alle udbud henvises til en hjemmeside et sted i udbudsbekendtgørelsen.
-
Nedbring mængden af irrelevante udbudsinformationer til et absolut minimum. Det giver dig tid til at foretage dine relevans-skøn på indholdet i udbudsbekendtgørelserne. Der findes intelligente værktøjer, der kan fjerne de irrelevante udbud UDEN samtidig at fjerne de relevante.
-
Foretag ALDRIG dine relevans-skøn alene på udbuddets overskrift.