Hvad gør jeg, før en kontrakt/aftale underskrives?

Læs altid ”standardkontrakter” og ”almindelige betingelser” grundigt.

Betingelserne kan i visse tilfælde binde institutionen på hænder og fødder i en nærmere defineret, uopsigelig periode.

Læs altid vilkår grundigt og skriv ikke ukritisk under på en standardkontrakt. Vilkårene skal forsøges ændret, hvis de er til ugunst for institutionen.

Udfordr leverandøren og stil krav. Standardkontrakter og vilkår kan ændres.

Hvad sker der, når en kontrakt er i gang?

Adskil ”den daglige drift” eller ”indkøbet på kontrakterne” og den funktion, der skal tage sig af de kontraktsnære problemer med leverandøren. Det er lettere for personer, der ikke har daglig kontakt, at tage konfrontationerne.

Det er vigtigt at kontraktstyre i hele kontraktens løbetid.

Anvend de tilgængelige værktøjer i kontrakten og overvåg fra kontraktstart og løbende det samlede indkøb, herunder om der leveres til aftalt tid og i aftalt kvalitet og mængde.

Hold møder med leverandøren i kontraktens løbetid for at vise interesse for kontrakten og for at vise, at du er interesseret i, at leverandøren leverer det indkøbte.

Tillægsaftaler til kontrakt og bilag nedfældes altid skriftligt.

Hvad gør jeg, hvis der bliver store problemer med en kontrakt?

Gør leverandøren opmærksom på det problem, du oplever, ved hjælp af breve eller officielle e-mails.

Anvend eventuelle sanktioner såsom bodsbestemmelser i kontrakten. Vær hård - men også pragmatisk.

Hvad sker der i tilfælde af mangel? For forpligtende aftaler indgået af Statens Indkøbssekretariat

Gør skriftligt straks leverandøren opmærksom på manglen. Hvis du konstaterer en mangel, har du krav på, at leverandøren som minimum udskifter defekte dele med nye og fungerende dele, leverer supplerende ydelser eller ombytter den mangelfulde vare til en ny og fungerende. Leverandøren skal senest være påbegyndt med at udbedre fejlen arbejdsdagen efter, du har gjort manglen gældende.

Hvis leverandøren ikke afhjælper manglen inden for den i kontrakten angivne tidsfrist, vil der i mange tilfælde kunne opkræves bod af leverandøren. Ved slemme eller gentagende tilfælde kan du henvende dig til Økonomistyrelsen på oesrs@oes.dk.

Hvad gør du i tilfælde af forsinkelse? For forpligtende aftaler indgået af Statens Indkøbssekretariat

Tjek leveringstiderne, der er angivet i kontrakten.

Gør skriftligt straks leverandøren opmærksom på, at den i kontrakten angivne tidsfrist for levering ikke er overholdt. Leverandøren skal gøre en ekstraordinær indsats for at indhente forsinkelsen.

Overholdes leveringstiderne ikke, kan der i nogle tilfælde opkræves bod, og i særligt graverende tilfælde kan købet måske ophæves. Se den enkelte kontrakt.

Må jeg købe uden for aftalen? For forpligtende aftaler indgået af Statens Indkøbssekretariat

Hvis der ikke er specifikke produkter på aftalen, der kan dække dit behov, og du derfor vælger at købe produktet hos en leverandør, der ikke på den forpligtende aftale, skal du på den kvartårlige indkøbsrapportering redegøre for, hvorfor der har været behov for køb uden for aftalen.

Økonomistyrelsen giver ikke dispensation forud for anskaffelse af et produkt uden for aftalen.

Skal pc’er bestilles på e-auktion eller ved suppleringskøb? For forpligtende aftaler indgået af Statens Indkøbssekretariat

Hvis du planlægger en større anskaffelse, skal du købe på e-auktion. Hvis du skal indkøbe mindre leveringer ad hoc, og hvis det haster, kan du købe ved suppleringskøb.

Kilde: Økonomistyrelsen, juni 2008