FAQ

Hvordan fortolker du de forskellige udbudstyper, og hvordan forholder du dig til tildelingskriterier når du skal afgive tilbud? Og hvad er gennemsigtighedsprincippet og ligebehandlingsprincippet? Savner du svar på spørgsmål som disse, så er UdbudsVagtens FAQ et godt sted at starte. FAQ’en er udarbejdet for at gøre det nemmere for dig at navigere i udbudsjunglen, der for mange kan virke uoverskuelig.

Brug kontaktformularen til højre for at modtage hele FAQ’en som PDF.

Alternative Tilbud

Alternative tilbud er, hvis ordregiver i udbudsbekendtgørelsen har angivet, at der på nogle områder er frihed til, at tilbudsgiverne kan komme med løsninger, som afviger fra det, som ordregiveren egentlig havde forestillet sig. Mindstekravene skal dog stadig opfyldes, således at ligebehandlingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet er overholdt.

Annoncering

Annonceringspligten, gældende for visse tjenesteydelseskontrakter med en værdi over kr. 500.000,- og under EU's tærskelværdi, blev afskaffet pr. 1. januar 2016 da Udbudsloven trådte i kraft.

Indkøb af vare og tjenesteydelser under EU's tærskelværdier skal efter reglerne i Udbudsloven indkøbes på markedsmæssige vilkår.

Angående bygge- og anlægsopgaver, så skal disse udbydes i licitation hvis de er under EU's tærskelværdier men har en værdi over 3.000.000 kr.

Ved kontrakter der har en værdi mellem 300.000 kr. og 3.000.000 kr. kan der indgås aftale på baggrund af et underhåndsbud. Ved underhåndbud, kan der som udgangspunkt kun indhentes tre underhåndbud.

Kontrakter som indgås af virksomheder der er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivet, har ikke annonceringspligt og kan give deres kontrakter til dem de vil, så længe værdien er under tærskelværdierne som er angivet i forsyningsvirksomhedsdirektivet.

Annullation

Ordregiver har mulighed for at annullere et udbud i stedet for at indgå kontrakt. For at kunne annullere et udbud skal der være en saglig begrundelse. Dette kan f.eks. være hvis der er fejl i udbudsmaterialet.

Begrænset udbud

Begrænset udbud er en af de to udbudsformer ordregiveren frit kan vælge, (den anden er ”offentligt udbud”). Begrænset udbud kræver at man som tilbudsgiver bliver prækvalificeret før man kan afgive tilbud. Begrænset udbud er delt op i to faser. Udbudsprocessen starter med en prækvalifikationsrunde. Alle virksomheder kan i denne runde vise om de er egnet til at løse opgaven. Ordregiveren vælger så de prækvalificerede ud, som kan afgive tilbud. I prækvalifikationsfasen vurderes virksomhederne typisk på parametre som regnskab, referencer osv.

Bygge- og anlægsopgave

Dette kan være opførelse af nye bygninger, restaurering, almindelige reparationer, forberedende byggepladsarbejde, nedrivning af bygninger, prøveboringer, anlæg af veje og andet. Der er i udbudsdirektivet en liste over bygge- og anlægsopgaver, som er omfattet af udbudsdirektivet, hvis kontraktens værdi er over EU's tærskelværdi.

Delaftale

Ordregiver har mulighed for at dele et stort udbud op i mindre delaftaler hvor leverandørerne kan byde på en eller flere af delaftalerne afhængig af hvad ordregiver giver lov til. Delaftaler kan f.eks. være kun at levere varer til en bestemt del af landet (selvom hele udbuddet omfatter levering til hele landet) eller et indkøb af fødevarer, hvor delaftalerne er delt op i fisk, grønt, kød, konserves osv.

Delkriterier (kan også kaldes underkriterier)

Delkriterier bruges hvis tildelingskriteriet ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud” er valgt. Ordregiver finder vinderen af udbuddet ud fra en samlet vurdering af underkriterierne. De valgte delkriterier skal være relevante for opgaven. Delkriterierne kan handle om driftssikkerhed, miljømæssige forhold, leveringssikkerhed, kvalitet og andet.

Den laveste pris

Den laveste pris er et af to tildelingskriterier, som ordregiveren kan vælge, (det andet er ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud”). Hvis tildelingskriteriet ”Den laveste pris” er valgt, så må ordregiver kun tage afsæt i tilbudsgivers pris og den der har givet den laveste pris skal tildeles opgaven.

Det økonomisk mest fordelagtige tilbud

Det økonomisk mest fordelagtige tilbud er et af to tildelingskriterier, som ordregiveren kan vælge, (det andet er ”Den laveste pris”). Hvis tildelingskriteriet ”Det økonomisk mest fordelagtige” er valgt, har ordregiver mulighed for at inddrage andre kriterier i udvælgelsen af den vindende leverandør, så det ikke kun er prisen der er det afgørende. De valgte delkriterier/underkriterier skal være relevante for opgaven. Delkriterierne/underkriterierne kan f.eks. dreje sig om driftssikkerhed, miljømæssige forhold, leveringssikkerhed, kvalitet og andet.

Dynamisk indkøbssystem

Ved et dynamisk indkøbssystem forstås en udbudsform hvor, alle der opfylder udvælgelseskriterierne kan være med. Denne udbudsform anvendes til indkøb af varer der jævnligt indkøbes. Udvælgelseskriterierne er typisk nogle mindstekrav der skal opfyldes. Dette kan f.eks. være en omsætning af en vis størrelse. Det der blandt andet adskiller et dynamisk indkøbssystem fra en ”traditionel” rammeaftale er at det er muligt at tilføje nye leverandører løbende, hvis de nye leverandører opfylder udvælgelseskriterierne.

Evalueringsmodel

En evalueringsmodel bruges af ordregiver, når ordregiver skal vurdere de indkomne tilbud i forhold til de krav der er stillet og det tildelingskriterier der er valgt. Fordi der ikke er to udbud der ligner hinanden, så er det heller ikke muligt at lave en evalueringsmodel, som kan bruges på alle tilbud. Det vigtigste er at evalueringsmodellen overholder ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet.

EU-udbud

EU-udbud er offentlige kontrakter (vare- og tjenesteydelseskontrakter samt bygge- og anlægsopgaver) hvis værdi overstiger EU's tærskelværdi og som derfor skal sendes i EU-udbud. Ved EU-udbud har alle leverandører i EU lige mulighed for at byde på kontrakten. EU-udbud gennemføres efter reglerne i EU’s udbudsdirektiv.

Forhandlingsforbud

Ved EU-udbuddene ”offentligt udbud” og ”begrænset udbud” som gennemføres efter udbudsdirektivet, er det ikke tilladt for ordregiver at forhandle med tilbudsgiverne.

Forhåndsmeddelelse

En forhåndsmeddelelse bruges til at informere markedet om at en offentlig myndighed, snart vil foretage et indkøb. På den måde kan potentielle leverandører allerede begynde at forberede sig. Udover at den offentlige myndighed bruger forhåndsmeddelelsen til at informere markedet om fremtidige køb, så kan denne meddelelse også bruges til at forkorte tidsfristen på det efterfølgende udbud.

Forsyningsvirksomhedsdirektiv

Forsyningsvirksomhedsdirektivet gælder for varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver over tærskelværdien for EU-udbud når offentlige myndigheder optræder som forsyningsvirksomheder. (F.eks. når det vedrører vand, energi, transportforsyning osv.). Sammenlignet med udbudsdirektivet, er der nogle forskelle, som blandt andet betyder at der i forsyningsvirksomhedsdirektivet er mulighed for forhandling og samtidig gælder der højere tærskelværdier.

Frist for anmoding om deltagelse

Ved frist for anmodning om deltagelse, menes den dag en leverandør senest skal anmode om at deltage i en prækvalifikation i forbindelse med udbudsformen ”begrænset udbud”. Som udgangspunktet er fristen for anmodning om deltagelse 37 dage, regnet fra den dato hvor ordregiver har afsendt udbudsbekendtgørelsen. Hvis al efterfølgende kommunikationen foregår elektronisk har ordregiveren dog mulighed for at forkorte denne frist.

Gennemsigtighedsprincippet

Gennemsigtighedsprincippet er et af de grundlæggende principper i EU. Princippet skal sikre at alle behandles lige og at tilbuddene vurderes objektivt, samt at det er muligt fra starten af udbudsprocessen, at se hvad ordregiveren lægger vægt på i forbindelse med valget af leverandøren. Princippet indebærer, at alle de oplysninger, der er nødvendige i forbindelse med udbuddet skal gøres tilgængeligt for alle der kunne have interesse i udbuddet.

Håndhævelsesloven

Håndhævelsesloven indeholder regler om hvordan udbudsreglerne skal håndhæves. Den indeholder f.eks. en række bestemmelser om Klagenævnet for Udbuds kompetencer og konsekvenser af ikke at overholde udbudsreglerne. Derudover indeholder den regler om underretning af leverandører i forbindelse med gennemførelsen af et udbud og stand still perioden.

IKA (Offentlige indkøberes forening)

IKA er en forening af offentlige indkøbere og leverandører til det offentlige.

Indgået aftale

En ”Indgået aftale” skal offentliggøres ved EU-udbud, mens det er frivilligt ved andre udbudsformer. Når ordregiveren har fundet en vinder, skal der senest 45 dage efter kontraktens indgåelse offentliggøres en tildelingsbekendtgørelse også kaldet en ”Indgået aftale”. I denne bekendtgørelse oplyses vinderen/vinderne og i nogle tilfælde den endelige kontraktsum.

In-house

Beskriver de opgaver myndighederne selv varetager. Disse opgaver er ikke omfattet af reglerne i udbudsdirektivet eller de generelle principper som ligebehandlingsprincippet, gennemsigtighedsprincippet eller proportionalitetsprincippet. Dette skyldes at der ikke laves en aftale med en ekstern leverandør.

Klagenævnet for Udbud

Klagenævnet for Udbuds hovedopgave er at behandle klager om ordregiveres overtrædelse af udbudsdirektivets regler, Traktaten og den nationale Tilbudslov. Klager til Klagenævnet for Udbud kan indgives af en hver, der er part i en sag. Dette kan f.eks. være en leverandør, der har tabt et udbud. Der er nogle klagefrister, som skal overholdes og derudover skal Klagenævnet for Udbud have et klageskrift, som beskriver hvad der klages over. Derudover er der et klagegebyr på 10.000 kr.

Kommunale indkøbsfællesskaber

Dette er en sammenslutning af kommuner, som gør at kommunerne kan udarbejde fælles udbud i stedet for at hver kommune offentliggøre deres eget udbud. Kommunale indkøbsfællesskaber er med til at sikre at kommunerne opnår en øget koordinering og effektivisering af deres indkøb. Det er muligt på www.ika.dk at se de forskellige kommunale indkøbsfællesskaber der er i Danmark.

Koncessioner

En koncessionskontrakt har samme karakteristika som almindelige offentlige bygge- og anlægskontrakter. Den eneste forskel består i at vederlaget for arbejdet, enten udelukkende består i retten til at udnytte bygge- og anlægsarbejdet eller i denne ret sammen med en betaling. En koncession kan f.eks. være anlæg og drift af en parkeringsplads.

Konditionsmæssigt

Det tilbud tilbudsgivere indsender, skal overholde de formalier og krav som ordregiveren stiller. F.eks. at den rigtige dokumentation (dette kan være referenceliste, regnskaber og kvalitetssikrings-dokument), er vedlagt og at mindstekravene er overholdt. Hvis disse ting ikke er i orden er tilbuddet ukonditionsmæssigt og ordregiver skal kassere tilbuddet.

Konkurrencepræget dialog

Konkurrencepræget dialog er en af de seks udbudsformer, men denne kan ordregiver dog ikke altid anvende. Konkurrencepræget dialog kan anvendes ved særligt komplekse kontrakter, hvor det er nødvendigt at have en dialog med potentielle leverandører. Dette kan f.eks. være hvis ordregiver ikke er i stand til at præcisere hvad opgaven egentlig kræver f.eks. teknisk. Denne udbudsform deles op i en dialogfase og en fase der indeholder den egentlige tilbudsgivning.

Konsortium / konsortier

Et konsortium er en sammenslutning af flere virksomheder, som finder ud af at de sammen har de en større mulighed for at vinde et udbud. Ved et konsortium byder virksomhederne sammen og de hæfter også solidarisk over for ordregiver.

Kontrolbud

Et kontrolbud er den offentlige myndigheds eget bud på opgaven. Det skal fremgå af ordregiverens udbudsmateriale at ordregiveren laver et kontrolbud. Disse kontrolbud udarbejdes f.eks. for at finde ud af om den pågældende myndighed selv kan udføre opgaven billigst eller bedre end en privat leverandør ville kunne.

Kravspecifikation

Kravspecifikationer findes oftest i udbudsmaterialet og beskriver de centrale krav der er til opgaven. Formålet med dette er at give tilbudsgiver et klart billede af opgaven samt beskrive præcis, hvilke informationer ordregiver ønsker inkluderet i leverandørens tilbud, hvilket skal sikre ensartede og sammenlignelige tilbud.

Licitation

Hvis værdien af en bygge- og anlægskontrakt er over 3.000.000 kr. men er under EU's tærskelværdi, så skal denne kontrakt i licitation. Licitation minder om annoncering og er offentlig tilgængeligt, så alle interesserede leverandører kan afgive tilbud.

Ligebehandlingsprincippet

Ligebehandlingsprincippet er et af de grundlæggende principper i EU-retten og udbudsreglerne. Der er et krav om at alle tilbudsgivere behandles lige.

Materialefrist

Materialefristen er fristen for hvornår man senest skal indhente udbudsmaterialet. Ofte er det online tilgængeligt og andre gange skal det rekvireres hos ordregiveren. For at overholde ligebehandlingsprincippet, er det ikke tilladt for ordregiver at sende materialet efter fristen er overskredet.

Mindstekrav

En ordregiver kan vælge at opstille nogle mindstekrav som tilbudsgivere skal overholde. Hvis disse krav ikke overholdes, skal tilbuddet kasseres. Mindstekrav kan være alt fra krav om en vis økonomisk omsætning, over særlig erfaring med en bestemt type opgaver, til at miljøstandarder skal overholdes.

Miniudbud

Miniudbud bruges når der er en rammeaftale med flere leverandører, men hvor alle vilkår i rammeaftalen ikke er fastlagt. Ordregiver skal i sådanne tilfælde gennemføre et miniudbud med leverandørerne hver gang de skal bruge rammeaftalen. Et miniudbud er ikke offentligt tilgængeligt, men er kun synligt for de leverandører der allerede er en del af rammeaftalen.

Nationalt udbud

I Danmark skal indkøb af varer og tjenesteydelser annonceres hvis kontrakten har en værdi over 500.000 kr. men er under EU's tærskelværdi. Det er Tilbudsloven som regulerer disse annonceringer. Ved et nationalt udbud er der færre krav end ved EU-udbud og der er f.eks. ingen tidsfrister.

Offentlige tjenesteydelseskontrakter

Beskrivelsen for offentlige kontrakter, vedrørende indkøb af ydelser (f.eks. vikarydelser, transport af mennesker eller gods, juridiske tjenesteydelser og andet.) Tjenesteydelser deles op i undergrupper med forskellige krav til offentliggørelse og konkurrenceudsættelse. En forskel er at tjenesteydelser i den ene undergruppe skal i EU-udbud, mens dette ikke er tilfældet for den anden undergruppe. Der er også tjenesteydelser, der helt er undtaget for reglerne om annoncering og konkurrenceudsættelse.

Offentligt udbud

Offentligt udbud er en af de seks udbudsformer og en af de to udbudsformer som ordregiver frit kan vælge (den anden er ”begrænset udbud”). Ved offentligt udbud kan alle der har interesse få afgang til udbudsmaterialet og afgive tilbud. Vinderen vælges på baggrund af udvælgelses- og tildelingskriterierne.

OPP (Offentlig privat partnerskab)

Dette er et samarbejde mellem en offentlig myndighed og en privat virksomhed eller en sammenslutning af virksomheder, der kan indgås i forbindelse med forskellige typer af opgaver eller projekter. Forskellen på OPP og et almindeligt samarbejde, er at denne form for kontrakt typisk løber meget længere tid end almindelige kontrakter. OPP kan f.eks. være ved etableringen og vedligeholdelsen af en svømmehal eller en daginstitution eller etableringen og driften af et parkeringshus.

Ordregiver

Den offentlige myndighed, der offentliggøre et udbud.

Projektkonkurrence

Projektkonkurrence er en ud af seks udbudsformer. Projektkonkurrencer kan kun anvendes ved tjenesteydelser. Projektkonkurrencer anvendes f.eks. hvis ordregiveren ikke kender det præcise behov og ønsker flere forskellige muligheder. Projektkonkurrencer ses navnlig inden for fysisk planlægning, byplanlægning, arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling. Ved en projektkonkurrence udvælges vinderen af en bedømmelseskomite.

Proportionalitetsprincippet

Proportionalitetsprincippet er et af de grundlæggende principper i EU-retten og udbudsreglerne. Proportionalitetsprincippet kræver at de krav og den dokumentation ordregiver beder om, skal være i samme størrelsesorden eller have samme karakter som det der udbydes. Ordregiven må f.eks. ikke kræve at en virksomhed har en enormt stor omsætning, hvis værdien af kontrakten der skal indgås er meget lille i forhold til. Et andet eksempel er hvis opgaven går på en engangsleverance, så er det ude af proportioner at ordregiver beder om referencer på at leverandøren er i stand til at levere gentagne gange over en længere periode. Der skal altså være en sammenhæng.

Prækvalifikation

Prækvalifikation bruges ved udbudsformen ”begrænset udbud”, som er en af de to udbudsformer ordregiver frit kan vælge. ”Begrænset udbud” er delt op i to faser. Udbudsprocessen starter med en prækvalifikationsfase hvor alle virksomheder kan i vise, at de er egnet til at løse opgaven. Ordregiveren stiller nogle krav som tilbudsgiverne skal leve op til. Dette kan være inden for miljø, personaleforhold, faglige evner og andet. Ordregiveren skal i udbudsbekendtgørelsen informere om, hvad der lægges vægt på i prækvalifikationsfasen. De virksomheder der lever op til de opstillede krav opfordrer ordregiver til at afgive tilbud.

Publikationskontoret

Alle EU-udbud fra alle EU-lande samt Norge, skal sendes til Publikationskontoret. Publikationskontoret skal herefter sikre, at publikationer fra EU’s institutioner bliver udgivet.

Rammeaftale

En rammeaftale er en aftaleform, der indgås på baggrund af et udbud. En rammeaftale gør det muligt for offentlige myndigheder løbende at købe varer eller tjenesteydelser fra en række afgrænset leverandører i den periode aftalen løber, som typisk er 2-4 år.

Referencer

Referencer er en af de type informationer, som ordregiver typisk indhenter fra de potentielle tilbudsgivere, for at vurdere om en virksomhed egner sig til at løse opgaven. Referencer viser tidligere opgaver tilbudsgiveren har løst.

Serviceattest

En serviceattest udarbejdes af Erhvervsstyrelsen og indeholder oplysninger om at tilbudsgiver ikke er dømt for nogen af de forhold som er angivet i udbudsdirektivet (f.eks. bedrageri og hvidvaskning af penge). Ordregiveren må kun bede om en serviceattest af den vindende leverandør og kun når vinderen er valgt. Det er ikke tilladt at bede om en serviceattest fra alle tilbudsgivere.

SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice)

Det er en central indkøbsorganisation, som er ejet af KL og Finansministeriet. SKI gennemfører EU-udbud og etablerer rammeaftaler som kommuner, statslige myndigheder og andre offentlige instanser kan vælge at anvende fremfor selv at gennemføre udbud.

Læs mere her

Spørgsmål og svar

En tilbudsgiver har mulighed for skriftligt og inden for en evt. spørgefrist, at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle potentielle tilbudsgivere, der deltager i udbudsrunden skal have adgang til alle spørgsmål og svar, og alle spørgsmålene skal være i anonymiseret form.

Stand still

Når en ordregiver har fundet en vinder, er de ved EU-udbud forpligtet til at overholde en stand still periode på 10 dage. I denne periode må kontrakten ikke underskrives og taberne kan i denne periode nå at klage og sikre at kontrakten ikke bliver underskrevet før klagen er blevet behandlet. Det er dog også muligt at klage efterfølgende.

Statens udbudscirkulære

Staten er omfattet af et cirkulære om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver. Dette cirkulære er med til at sikre at statslige opgaver løses så effektivt som muligt. Statsinstitutionerne skal med jævne mellemrum sende udbudsegnede opgaver, som myndigheden selv udfører, i udbud.

Supplerende oplysning

Ordregiver har mulighed for at offentliggøre supplerende oplysninger til en udbudsbekendtgørelse. Supplerende oplysninger kan evt. indeholde fejlrettelser eller information ordregiveren har glemt at give i udbudsbekendtgørelsen.

TED-udbud

TED (Tender Electronic Daily) er en europæisk database med EU-udbud. UdbudsVagten kan give dig adgang til alle disse udbud via en udbudsovervågning.

Teknisk dialog

Før et udbud kan ordregiver have brug for at søge eller modtage rådgivning, så den kan udarbejde udbudsbetingelser og kravspecifikationer på den mest hensigtsmæssige måde. Dette kan ske ved en teknisk dialog med en eller flere leverandører.

Tilbudsfrist

Tilbudsfristen er fristen for, hvornår ordregiver senest skal modtage tilbuddene. Der er forskellige tilbudsfrister, alt efter hvilken udbudsform der er tale om. Hvis tilbudsfristen ikke overholdes, skal ordregiver kassere tilbuddet.

Tilbudslov

Tilbudsloven er den nationale lovgivning på udbudsområdet, der både regulerer bygge- og anlægsopgaver og indkøb af varer og tjenesteydelser.

Tildelingskriterier

Der findes to overordnede tildelingskriterier. ”Den laveste pris” og ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Ordregiveren kan frit vælge mellem disse to tildelingskriterier. Det valgte tildelingskriterie skal være anført i udbudsbekendtgørelsen og eventuelt uddybes i udbudsmaterialet. Det endelig valg af leverandør, foretages på baggrund af dette tildelingskriterie.

Tjenesteydelser

En tjenesteydelse er en serviceydelse. Dette kan være skolebuskørsel, bortskaffelse af affald, teletjenester, rådgivning og andet.

Traktaten

Traktaten er det primære retsgrundlag for det politiske system i EU. Traktaten indeholder nogle grundlæggende principper som ligebehandlingsprincippet, proportionalitetsprincippet og gennemsigtighedsprincippet. Disse principper anvendes ofte i forbindelse med udbud og mange af udbudsreglerne er lavet for at sikre at disse principper overholdes.

Tro- og loveerklæring

Denne erklæring udarbejdes af tilbudsgiver og er en erklæring på at tilbudsgiver ikke er dømt for nogle af de strafbare forhold (kriminalitet, hvidvaskning osv.), som er angivet i udbudsdirektivet. Det handler dog typisk om at ordregiveren vil være sikker på at tilbudsgiveren ikke har noget ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ofte har ordregiveren lavet en skabelon som tilbudsgiverne skal anvende.

Tærskelværdier

Der er i udbudsreglerne nogle tærskelværdier, som bestemmer om en kontrakt er udbudspligtig. Der gælder forskellige tærskelværdier for varer og tjenesteydelser, dels bygge- og anlægsarbejder, samt forskellige tærskelværdier alt efter hvem ordregiver er.

Statslige myndigheder
Regionale og kommunale myndigheder samt offentligretlige organer mv.
Forsynings-
virksomheder
Tjenesteydelser og vareindkøb
1.006.628 kr.
1.558.409 kr.
3.116.817 kr.
Bygge- og anlægsarbejder
38.960.213 kr.
38.960.213 kr.
38.960.213 kr.

Alle beløb er eksklusiv moms.

Indkøb under tærskelværdien skal foretages på markedsmæssige vilkår

Udbud med forhandling

Denne udbudsform er en af de seks udbudsformer og den giver ordregiver ret til at forhandle med leverandørerne. Efter udbudsdirektivet kan man ikke frit vælge denne udbudsform, medmindre man er omfattet af nogle bestemte omstændigheder, f.eks. manglende bud/ikke egnede bud, forskning og udvikling, supplerende leverancer, køb i forbindelse med konkurs eller lignende. Hvis der udbydes efter forsyningsvirksomhedsdirektivet kan denne udbudsform frit vælges, da der her ikke er noget forhandlingsforbud.

Udbudsbekendtgørelse (udbudsannonce)

Hvis der er tale om et EU-udbud, er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk for ordregiveren at udfylde og de skal anvende en standardformular. Udbudsbekendtgørelsen skal indeholde tilstrækkelig med information, sådan så potentielle tilbudsgivere, kan danne sig et indtryk af opgaven. Denne skal f.eks. indeholde information om hvilken type opgave det er, hvor yderligere information kan findes, valg af udbudsform, valg af overordnet tildelingskriterie, om der er kontrolbud, hvilken dokumentation der kræves osv.

Udbudsdirektiv

Udbudsdirektiver er et EU-direktiv, der gælder for alle offentlige myndigheder og indeholder regler for indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver over tærskelværdien for EU-udbud.

Udbudsformer

Der findes seks forskellige udbudsformer, men det er ikke alle udbudsformer ordregiverne frit kan vælge i mellem. De mest benyttede er ”offentlig udbud” og ”begrænset udbud”, hvilket også er de eneste to der frit kan vælges.

Udbudsmaterialet

I udbudsmaterialet kan oplysninger givet i udbudsbekendtgørelsen uddybes. Udbudsmaterialet indeholder typisk en uddybende beskrivelse af opgaven, kravspecifikationer, kontraktvilkår, konkurrencebetingelser (udvælgelses- og tildelingskriterier) osv.

Udelukkelsesgrunde

I starten af en hver tilbudsvurdering skal ordregiver vurdere om der er nogle forhold som gør, at en tilbudsgiver skal udelukkes. I udbudsdirektivet er der en udtømmende liste over hvilke forhold der fører til udelukkelse. Dette kan f.eks. være hvidvaskning, bestikkelse osv.

Udvælgelseskriterie

Disse kriterier bruges til at udvælge de tilbudsgivere, der er egnede til at løse den pågældende opgave. Udvælgelseskriterierne skal sikre, at den tilbudsgiver der bliver valgt, kan magte opgaven såvel økonomisk som teknisk. Kriterierne kan f.eks. være regnskab, referencer og andet. Udvælgelseskriterierne kan indeholde nogle mindstekrav der skal overholdes. For eksempel at tilbudsgiverne har en omsætning af en vis størrelse.

Underkriterier (kan også kaldes delkriterier)

Underkriterier bruges hvis tildelingskriteriet ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud” er valgt. Ordregiver finder vinderen af udbuddet ud fra en samlet vurdering af underkriterierne. De valgte underkriterier skal være relevante for opgaven. Delkriterierne kan handle om driftssikkerhed, miljømæssige forhold, leveringssikkerhed, kvalitet og andet.

Underleverandører

Ved en underleverandør, forstås en leverandør, som en tilbudsgiver har planer om at anvende til at løse dele af en opgav. Hvis tilbudsgivere vil anvende underleverandører, skal de være opmærksomme på hvilke krav ordregiver stiller i denne forbindelse. Det kan for eksempel være hvor mange procent af opgaven der højst må løses af underleverandører, samt hvilke informationer ordregiver ønsker om underleverandørerne.

Unormalt lave tilbud

Et unormalt lavt tilbud, er et tilbud med en pris, hvor det ikke er sandsynligt at tilbudsgiver kan opfylde kontrakten, til den angivne pris. Ordregiver har mulighed for at afvise et unormalt lavt tilbud, men det er ikke en pligt.

Vareindkøb

Vareindkøb er køb af fysiske ting, f.eks. tandlægeudstyr, kontorartikler, legetøj, musikinstrumenter, it-hardware osv.

Virksomhedsoverdragelse

Virksomhedsoverdragelse finder sted når offentlige medarbejdere, der tidligere har løst en opgave internt hos ordregiver, overgår til den private virksomhed der har vundet opgaven.